Quand le travail devient une passion, il ne peut qu’en résulter un succès !

Entretien exclusif avec Sophie St-Jacques, notaire

Quand le travail devient une passion, il ne peut qu’en résulter un succès !

Nous vous présentons aujourd’hui, notre dernière entrevue avec la notaire Me Sophie St-Jacques, portant sur la profession notariale et les enjeux d’aujourd’hui.

Pourquoi avez-vous choisi d’être notaire ?

J’ai débuté ma carrière à 17 ans comme secrétaire juridique. Après quelques années d’expérience, et après avoir fondé ma famille très tôt, j’ai réalisé que ce domaine me tenait vraiment à cœur.  À 25 ans, je suis donc retournée aux études pour faire mon notariat. Enfin, j’ai toujours été passionnée par le domaine du notariat, car cela me permet d’être près des gens.

Sophie St-Jacques

J’aime être proche des humains, autant dans les moments difficiles que les moments heureux. Chaque matin, même après 20 ans, je suis toujours aussi passionnée, impliquée et sensible au besoin de ma clientèle.

J’ai donc ouvert mon bureau il y a maintenant 20 ans et ma fille Jessica Daoust s’est jointe à moi en 2014, puis Stéphanie Samson en 2016 (St-Jacques & Daoust, notaires inc.). Nous sommes maintenant 3 notaires et 8 collaborateurs/trices.

Comment décrivez-vous votre succès, les raisons?

Je pense que c’est la proximité avec les gens. Le fait d’avoir une approche personnalisée, humaine et d’être très disponible pour assister mes clients et courtiers immobiliers dans les transactions, constituent des atouts importants pour nous.

Nous nous faisons un point d’honneur de ne pas avoir un système téléphonique traditionnel. Tout le monde répond au téléphone, la boite vocale ne sert qu’en dernier recours.

Mon personnel est dévoué, disponible et a beaucoup de respect pour les clients. Mon équipe a la même vision des choses que moi, ce qui facilite la fluidité de notre travail.

Le bureau St-Jacques & Daoust, notaires est situé à St-Jérôme sur un site enchanteur. Lors d’une visite dans les bureaux on se sent comme un ami, et non, un client !

Quels sont vos champs de pratique ?

Notre pratique est majoritairement axée sur le droit immobilier (vente, financement, servitude), suivi d’un 25 % en droit de la personne (testament, succession, famille, mandat de protection et divorce à l’amiable), puis d’un 5 % de droit commercial.

Selon vous, il y a-t-il un domaine plus facile qu’un autre ?

Oui, je vous dirais que le domaine immobilier est l’un des moins faciles, car la rapidité des transactions, le nombre de documents à traiter et les nombreux suivis à effectuer sont considérables.

Nous avons un système maison très sectorisé. Nous fonctionnons avec une codification par couleur pour tous les volets de nos dossiers, combiné à ProCardex, qui constitue un outil indispensable pour la gestion de notre bureau c’est ainsi que nous arrivons à mener à terme nos transactions de façon efficace et précise.

Puisque nos dossiers passent dans les mains de plusieurs personnes, et que les suivis des dossiers deviennent primordiaux, c’est là que ProCardex entre en jeu. Le logiciel nous permet de faire l’annotation, les suivis et la démarcation de l’étape où est rendu le dossier, cela est essentiel pour et nous permet d’être efficaces. Nous ne cherchons jamais un dossier et nous savons toujours d’un simple regard ce que nous attendons.

Nous utilisons beaucoup le volet numérisation, car nous souhaitons diriger notre pratique vers un modèle d’affaires sans papier.

Quels sont les enjeux du notariat et qu’est-ce que votre ordre pourrait faire pour leur venir en aide?

Définitivement, c’est la tarification. La forte compétition dans le domaine immobilier rend la tarification plus difficile. Personnellement, si j’avais un souhait, ce serait que la tarification obligatoire soit réinstaurée. La Chambre des notaires pourrait réinstaurer un tarif indicatif avec des sanctions disciplinaires comme les dentistes.

Qu’est-ce qui pourrait faciliter votre travail ?

Autrefois, nous rencontrions nos clients et prenions toutes les informations, pour ensuite les entrer à nouveau dans ProCardex (on créait une fiche, un dossier…). Aujourd’hui, nous ouvrons les fiches et les dossiers dans ProCardex lors de la rencontre des clients. Nous sauvons beaucoup de temps, mais ce qui pourrait nous aider, c’est d’avoir l’option de créer des dossiers types avec une liste de tâches ou un formulaire de questions à remplir selon le type de dossier.

Nous avons été heureux de lui annoncer que cela était déjà disponible dans ProCardex. En fait, la paramétrisation est l’une des forces de notre logiciel. Il est possible de paramétrer les listes déroulantes, les types de fiche (immobilier, matrimonial, corporatif…), les types de dossiers, les documents et types de tâches par type de dossier, etc. Pour en savoir davantage, consulter nos capsules de formation en ligne, le Campus INT

Quel(s) conseil(s) donneriez-vous à une nouvelle notaire qui débute en affaires ?

Je lui dirais de ne pas débuter sa pratique seule. De ne pas se lancer en affaires sans être accompagnée par un notaire d’expérience.

Entourée d’une équipe incroyablement dynamique et proactive, Me St-Jacques poursuit son travail passionnément.

Nous tenons à remercier Me St-Jacques pour cette chaleureuse entrevue.

La Solution INT

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